De perfecte bedrijfswagen kiezen voor jouw zakelijke behoeften? Hier vind je de complete gids met tips en een overzicht van de kosten voor werkgever en werknemer. Zo kies jij de ideale bedrijfswagen die voldoet aan jouw eisen en budget.
De juiste bedrijfswagen kiezen: 9 stappen
Met deze negen stappen kan jij de juiste bedrijfswagen kiezen. Doorloop ze zorgvuldig zodat je niets vergeet.
1. Bepaal je behoeften
Identificeer de specifieke behoeften van je bedrijf:
- Bestel je één of meteen meerdere wagens zodat je korting krijgt?
- Wil je en nieuwe of tweedehands auto? Lees hier de fiscale voordelen van een tweedehands bedrijfsauto.
- Welk type voertuig heb je nodig? Een compacte stadswagen of een camionet met grote laadruimte? Moet de wagen een aanhanger trekken (mogelijkheid trekhaak)?
- Hoe groot moet de laadruimte zijn?
- Waarvoor dient de auto? Ga je klanten bezoeken, ga je leveringen uitvoeren of allebei?
- Welk brandstoftype is het beste voor mijn situatie? Diesel, benzine, hybride of elektrisch?
- Welke opties heeft de wagen sowieso nodig? Een navigatiesysteem, handsfree bellen en cruise control zijn tegenwoordig onmisbaar.
- Zijn er specifieke eisen? Zijn er bepaalde merken of kleuren die beter passen bij het imago van je bedrijf?
2. Stel een budget op
Hoeveel ben je bereid te investeren in het opzetten en onderhouden van je bedrijfswagen(park)? Denk hierbij aan de aankoopkost en de variabele kosten zoals verzekeringen, onderhoud, brandstof en eventuele financiële lasten.
3. Kies het juiste voertuig
Kies een wagen die voldoet aan de behoeften van je bedrijf en binnen je budget past. Indien gewenst, doen de werkgever en werknemer dit in overleg. Overweeg factoren zoals brandstofefficiëntie, betrouwbaarheid, onderhoudskosten en eventuele speciale vereisten voor je bedrijfsactiviteiten.
4. Regel financiering (optioneel)
Als je niet over voldoende liquide middelen beschikt, vergelijk dan financieringsopties voor de aankoop van je bedrijfswagen. Voorbeelden zijn leningen, leasing of andere financieringsregelingen.
5. Registreer en verzeker je wagen
Registreer en verzeker het voertuig correct voordat ze wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden. Dit is het verkrijgen van de juiste kentekenplaten, verzekeringen voor bedrijfsvoertuigen en eventuele specifieke vergunningen die vereist zijn voor je bedrijfsactiviteiten.
Lees hier hoe je je auto registreert.
6. Stel een onderhoudsplanning op
Maak een gedetailleerd onderhoudsplan voor je bedrijfswagenpark. Dit omvat (preventieve) onderhoudsschema’s en een systeem voor het bijhouden van onderhoudsgegevens.
7. Veiligheid en training
Geef de nodige training en certificering aan de toekomstige bestuurders zodat zij veilig en verantwoord autorijden. Maak daarnaast duidelijke contractuele bepalingen op in de arbeidsovereenkomst of een aparte overeenkomst over het gebruik van bedrijfswagens. Verwoord de verantwoordelijkheden en verplichtingen van zowel de werkgever als de werknemer i.v.m. het gebruik en de verzekering van de bedrijfswagen.
8. Beheer van het wagenpark
Implementeer een systeem voor het beheer van je bedrijfswagenpark om voertuigen te volgen, onderhoud te plannen, kosten bij te houden en eventuele problemen met de voertuigen te beheren. Heb je budget over? Overweeg dan speciale software voor wagenparkbeheer.
9. Evalueer en optimaliseer
Evalueer regelmatig de prestaties en kosten van je bedrijfswagenpark en zoek naar manieren om deze te optimaliseren. Voorbeelden van vragen die je jezelf kan stellen: Wanneer moeten voertuigen geüpgraded worden? Moet je brandstofbesparende maatregelen handhaven? Hoe verbeter je de onderhoudsprocedures?
De voordelen van een bedrijfswagen
Voordelen voor de werknemer:
- Geen investering: Je hoeft niet in te leggen bij de aankoop van de wagen.
- Geen onderhoudskosten: Je betaalt geen kosten voor onderhoud en reparaties. Dit betaalt je werkgever.
- Geen verzekeringskosten: Je werkgever betaalt je autoverzekering, die vaak ook geldig is in het buitenland.
- Lage belasting: Je betaalt enkel belasting als je de wagen privé gebruikt. Dit is een belastbaar voordeel van alle aard (VAA). Dit voordeel wordt berekend o.b.v. de cataloguswaarde, de waardevermindering door veroudering en de CO2-uitstoot.
- Meestal geen brandstofkosten: Heel vaak betaalt je werkgever je brandstofkosten. Dit verloopt meestal met een tankkaart en soms met terugbetaling.
- Goedkope autoreizen: Mag je de bedrijfswagen gebruiken voor privégebruik, is de verzekering geldig in het buitenland en heb je een tankkaart of laadpas? Dan kan je goedkoop op autoreis! Vul je brandstoftank volledig voor je vertrekt. Zo geraak je – gratis – toch al honderden kilometers vooruit. Ga je op roadtrip bij de buren? Ken de wegcode (Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italië en Zwitserland)!
Voordelen voor de werkgever:
- Voordelig alternatief: Een bedrijfsauto voorzien is goedkoper dan een gelijkwaardige loonsverhoging.
- Fiscale voordelen: De aankoop en bijkomende kosten zijn fiscaal aftrekbaar. Er is hogere belastingaftrek bij milieuvriendelijke elektrische auto’s. Lees hier de fiscale voordelen van een tweedehands bedrijfsauto.
- Aantrekkelijk voor werknemers: Een bedrijfswagen is gewild door potentiële werknemers. Auto’s trekken en behouden talent in een markt waar de concurrentie voor kwalitatieve werknemerskrachten stijgt. Daarnaast vergroot je de tevredenheid van deze werknemers. Dit zorgt voor een betere productiviteit.
- Professioneel imago: Een bedrijfsauto versterkt het professionele imago van je werknemers bij klanten en zakelijke partners.
- Verbetering mobiliteit: Werknemers met een auto reizen vaak sneller naar werk en reizen gemakkelijker tot bij klanten waar het openbaar vervoer niet rijdt.
- Eigenaarschap: Je bent eigenaar van de wagen. Als je deze verkoopt, is de winst voor jou. Dit is niet het geval bij leasing.
Wat zijn de kosten van een bedrijfswagen?
Een bedrijfswagen kiezen doe je met kosten in het achterhoofd. Hieronder vind je de vier grote kostenpijlers van een bedrijfswagen.
1. Aankoopprijs, belastingen en afschrijving
Naast de aankoopkosten spelen afschrijvingskosten een rol. Een bedrijfswagen verliest waarde naarmate deze ouder wordt en meer kilometers aflegt. Dit wordt afschrijving genoemd en is een belangrijke overweging voor bedrijven bij het bepalen van de totale kosten van het wagenpark.
2. Inschrijvingskosten
In België worden de registratiekosten van een bedrijfswagen doorgaans bepaald door de belasting op inverkeerstelling (BIV). Deze belasting wordt geheven wanneer een voertuig voor het eerst in het verkeer wordt gebracht of wordt ingeschreven in België. Het BIV-bedrag hangt af van verschillende factoren, waaronder het vermogen van de motor, de CO2-uitstoot en het gewicht van het voertuig. Bereken de BIV via deze tool van Vlaanderen.be.
Daarnaast kost je nummerplaat 30 euro. Koop je je auto via een autogarage? Dan maken zij vaak gratis een duplicaat voor de voorkant van je wagen.
3. Autoverzekering
- Verzekering van het bedrijfsvoertuig: Als werkgever ben je verplicht om een verzekering af te sluiten voor alle bedrijfsvoertuigen die je ter beschikking stelt van je werknemers. Deze verzekering moet minimaal de verplichte aansprakelijkheidsverzekering (BA-verzekering) dekken, die schade aan derden dekt in geval van een ongeval waarbij het bedrijfsvoertuig betrokken is. De kosten hiervan hangt af van bij welke verzekeringsmaatschappij je je aansluit. Leg de opties naast elkaar.
- Verzekering van de bestuurder: In België is het niet verplicht om een aparte verzekering af te sluiten die de bestuurder van een bedrijfsvoertuig dekt. De verplichte BA-verzekering dekt doorgaans de aansprakelijkheid van de bestuurder voor schade aan derden. Toch controleer je best of de verzekering ook dekking biedt voor persoonlijke ongevallen van je werknemers tijdens het gebruik van de bedrijfswagen.
- Aanvullende verzekeringen (optioneel): Niet verplicht, maar je kan als werkgever kiezen om aanvullende verzekeringen af te sluiten die extra bescherming bieden aan je werknemers, zoals een verzekering voor medische kosten of een verzekering voor materiële schade aan de bedrijfswagen.
Let op: Vraag advies bij een verzekeraar. Zorg dat je voldoet aan alle wettelijke vereisten om de juiste verzekeringen af te sluiten voor je bedrijfswagens en werknemers.
4. Gebruiks- en verbruikskosten
Tenslotte zijn er kosten voor brandstof, onderhoud en reparaties. Maak duidelijk welke kosten voor de werkgever en werknemer gelden. Uiteindelijk maak je het zo gek als je wilt. Denk maar aan extra’s zoals een dakkoffer, dashcam, ontdooispray, een antivriesdeken, zetelbeschermers, een telefoonhouder, autoparfum etc.
Dankzij deze complete gids kan jij de perfecte bedrijfswagen kiezen. Je kent nu de voordelen van een bedrijfswagen, de 9 stappen om een bedrijfsauto te kiezen en alle kosten dat een bedrijfswagen met zich meebrengt.